Küçük Bir Yaşam Kılavuzu Zaman Yönetimi Yazı: Bürge Yıldırım İnsan Kaynakları ve Eğitim Danışmanı
Şu dünyada insanlara en adil dağıtılan kaynağın “zaman” olduğunu hatırladığımda, her defasında gülümsüyorum. İnsanlığa yeteri kadar bahşedilen bu kıymetli varlığa “kıt kaynak” muamelesi yaparak biraz haksızlık mı ediyoruz?
“Zamanla” aramızdaki ilişkiyi bir türlü rayına sokamıyoruz. İsteklerimiz bitmiyor, hiç memnun olmuyoruz. Günleri, haftaları çoğaltmak istiyoruz… Değerli bir an geliyor ya da ajandada bekleyen işler birikiyor; zaman dursun, geçmesin istiyoruz. Veya beklenen günler gelsin diye takvim yapraklarını aşındırıyoruz; bir an önce geçsin zaman, diye durmadan fısıldıyoruz. Sonrasında zaman akıp geçtikçe ardımızda kalan yıllara hayıflanıyoruz, telaşa kapılıyoruz.
Aslında zamanla olan ilişkimizde birçoğumuz şu iki şeyden birinin sıkıntısını çekiyoruz: yapmayı istediğimiz veya yapmak zorunda olduğumuz şeyleri yapmadığımız duygusu içinde oluyoruz; ya da kontrolü yitirdiğimiz duygusuna kapılıyoruz.
Durum böyleyken, hepimizin sahip olduğu bu sabit ve değerli kaynağı “iyi kullanmak” ve “yönetmek” bize düşüyor. Zamanlarını iyi kullanan insanlar o zamanı en önemli şeylere, getirisi en fazla olan şeylere ayırıyorlar. Zamanı nasıl harcayacakları meselesi üzerinde ciddiyetle duruyorlar ve zihinlerinde net bir plan oluyor. Zamanı iyi kullanmak demek, zamanınızı doğru yerlerde, en önem verdiğiniz şeylerle geçirdiğinizden emin olmaktır; onu harcadığınız şey karşılığında, en büyük getiriyi elde etmenizi sağlayacak şekilde paylaştırmanız demektir.
Bir başka bakış açısından bu durumu şöyle de ifade edebiliriz; yaşamımızda yaptığımız her şeyin bizi mesleki ya da kişisel hedeflerimize, başarmak istediğimiz şeylere yaklaştırıyor olmasını isteriz. Zamanı iyi yönetmek de, bu hedeflere ulaşabilmemiz için kontrolü ancak bizim elimizde olan bir araç. Zamanı iyi kullanmak, önem verdiğimiz şeylerle, önem verdiğimiz şekilde bir arada olmayı gerektiriyorsa, zamanı nasıl yöneteceğiz?
Gerek çalışma yaşamında gerekse kişisel yaşamınızda olsun, kendinizi adayıp her şeyi bir anda yapmaya karar verebilirsiniz. Ya da belirli bir süre içerisinde zamanınızı tek bir kategori üzerinde çalışmaya ayırarak ilerlemeyi tercih edebilirsiniz. Zamanı yönetmenin birinci kuralı, hangi yolu seçerseniz seçin, o yoldan ayrılmamanız gerektiğidir! Bir plan yapıp onu uygulamadıkça zamanınızı iyi kullanmanız mümkün değildir. Aslında zaman yönetimi neredeyse tümüyle bununla ilgili bir konudan ibarettir desek yerinde olur.
Peki, uygulanabilir bir zaman planı oluşturabilmek için neler yapabilirsiniz?
- Hedeflerinizi ve önceliklerinizi belirleyin ve onları gerçekleştirmeye odaklanın.
- Süre tahminlerini de içeren bir “yapılacak işler listesi” hazırlayın.
- Enerjinizin dorukta olduğu bir sırada, yaratıcılık ve zekâ isteyen önemli işleriniz ya da faaliyetleriniz için bir plan yapıp sıraya koyun.
- Dakikası dakikasına planlama yapmayın. Kriz ya da beklenmedik durumlar için zaman ayırın.
- Çalışmalarınızı tamamlayıp işyerinden kaçta ayrılacağınıza karar verin. Sonra geriye doğru giderek, zaman planınıza önce en önemli görevleri işleyin.
- Karşınıza beklenmedik bir boş zaman çıkması durumunda, üzerinde çalışacağınız görevlerin neler olacağını tespit edin.
- Zaman planınızı kolayca ulaşılabilir bir yerde tutun. Hedeften şaşıp şaşmadığınızı görebilmek için, gün içerisinde kaydettiğiniz ilerlemeyi kontrol edin.
- Hedefleri tutturdukça kendinizi tebrik edin.
Eğer haftalık planlamanız içinde yer alan şeyler, sizin ana hedeflerinizi oluşturmuyorsa, bu ana hedeflerinizi tamamlamadan yeni çalışmalara asla başlamayın. Sizi hedeflerinizden uzaklaştıracak her türlü öğeyi bertaraf etmeyi başardığınızda, hem zamanınızı iyi yönetmek hem de hedeflere ulaşmak konusunda önemli bir adım atmış olacaksınız.
Zamanı organize ederken kendimizi eğitmemiz gereken en önemli konulardan bir tanesi de gerektiğinde “Hayır.” diyebilmektir. Yaşamımızın her noktasında önemli olduğu gibi iş hayatında da zaman zaman “Hayır.” diyebilmemiz gerekiyor. Her işi yapabileceğinize dair bir misyon üstlenmişseniz ve önünüze gelen her işe “Evet.” derseniz zamanla yapmanız gereken işlerin kalitesiyle birlikte motivasyonunuz da düşecektir. Bu da ilerleyen zamanlarda daha farklı sorunlar olarak size geri dönecektir. Önceliklerinizi netliğe kavuşturup bir zaman planı oluşturunca, “Hayır” demek de kolaylaşacaktır. Önceliklerinizi açıklayarak, gelen taleplere sınır çekebilirsiniz.
Zaman yönetimi hakkında dikkatimizi vermemiz gereken en önemli konulardan bir tanesi de “zaman öldürücülerle” ilgili. Zamanınızı öldüren araçları yaşantınızdan çıkarın veya onları etkin bir şekilde kullanın. Bölünmenize, konsantrasyonunuzun dağılmasına sebep olan unsurları bulup, listesini yapın. Zamanınızı çalan araçların sizi yönetmesine izin vermeyin, siz onları yönetmeye başlayın.
- E-posta: Eğer, e-postalarınıza gün içinde gereğinden fazla zaman ayırıyorsanız, size zaman kazandırması gereken bu aracın tam tersi size zaman kaybettirmesine yol açarsınız. Elbette e-posta yanıtlamak işinizin büyük bir bölümünü oluşturuyorsa bu durum farklılık arz eder. Normal şartlarda e-posta akıllıca yönetildiğinde günümüz dünyasının en büyük zaman kazandırıcılarından biridir. En önemli e-posta kuralı, iletilerinizi kısa ve basit tutmaktır.
- Telefon: Eğer iş yapmayı planladığınız sürelerde telefon, fazlasıyla çalışmanızı bölüyorsa, bu performansınızı azaltacak ve dolayısıyla da öngördüğünüz süreçlerde iş tamamlamanızı imkânsız kılacaktır. Kısacası telefon sizin zaman planlamanız içinde zaman öldürücü bir öğe olarak tanımlanabilir. Telefona harcanan zamanı en iyi biçimde değerlendirebilmek için konuşmalarınızın kısa ve konuya odaklı olmasına dikkat edin. Gün içerisinde belli bir zaman dilimini telefonlara yanıt vermeye ve arayanları geri aramaya ayırın. İletişiminizin olabildiğince büyük kısmını e-posta yoluyla gerçekleştirin.
- Televizyon: Zamanı doğru planlayarak günü etkin kullanmak için, televizyon limitli zamanlarda hayatınıza dâhil olmalıdır. Özellikle zamansızlıktan şikâyet edenler için gün içerisinde bir saat, televizyon karşısında geçirilecek zaman için yeterlidir.
Tüm bu önerilerin, bir günün ya da bir haftanın içerdiği zamanı artıramayacağını bilsek de, hedeflerinize ulaşma olasılığınızı artırmasına ve kontrolü elinizde tuttuğunuzu hissetmenize yardımcı olmasını umuyorum.
Çok uzun yıllar önce Benjamin Franklin, bu ortak sorunumuz hakkında kısacık bir öğütte bulunarak bizlere bir de çözümün ipucunu vermiş: “Yaşamı seviyorsan, zamanı boşa harcama ve onu kontrol et!”